Uteblivelser: Hva du kan gjøre

Hvorfor er uteblivelser et problem?

Det koster deg penger

Hver time du har reservert, men ikke fått fylt, er i praksis tapt inntekt. Du kunne hatt en betalende kunde i stolen i stedet.

Det forstyrrer planleggingen din

Kalenderen din er nøye planlagt, slik at du får mest mulig ut av dagen. Når en kunde uteblir, går planen i stykker, og du sitter igjen med et hull du ikke tjener noe på.

Det skaper usikkerhet

Tenk på hvor mye energi du bruker på å lure på om bestemte kunder kommer til å utebli igjen. Det går ut over både servicenivået og arbeidsgleden.

Tiden din er verdifull

Tiden din er det mest verdifulle du har i virksomheten. Hvis du ikke verdsetter den selv, er det heller ikke sikkert at alle kundene dine gjør det. Det handler ikke om å være streng, men om å kunne fortsette å levere god service til alle de andre.

Regn ut hva den reelle timeprisen din må være for å dekke lønn, husleie og produkter. Dette tallet er utgangspunktet for hvor høyt et avbestillingsgebyr bør være.

Husk å informere om gebyret før du krever det inn

Ifølge dansk lovgivning kan du kreve et gebyr for uteblivelse, men bare hvis kunden er informert om vilkårene på forhånd. Uten denne informasjonen kan du ikke håndheve gebyret hvis kunden klager. Gode steder å informere er på nettsiden under vilkår, i selve bookingprosessen eller i en påminnelse via SMS eller e-post.

Hva gjør du når kunden ikke dukker opp?

Kontakt kunden med en vennlig og ikke-anklagende melding, og informer om at gebyret kreves inn. Hvis kunden allerede har oppgitt kortopplysninger eller betalt et depositum, er det enkelt å trekke beløpet. Hvis ikke, sender du en faktura eller en MobilePay-forespørsel med en kort begrunnelse.

Hvis den samme kunden uteblir flere ganger, er det en helt naturlig forretningsbeslutning å vurdere om du vil fortsette å booke dem. Folk kan endre seg, men erfaringen viser at det sjelden skjer.

Når det føles feil å kreve betaling

Mange frisører og behandlere synes det er ubehagelig å ta betalt for en tjeneste de ikke har levert. Men du har faktisk levert noe: Du har reservert tiden, hatt kostnadene og kunne hatt en annen kunde i stedet. Et avbestillingsgebyr handler ikke om å være streng, men om å beskytte virksomheten din.

Konkrete tips

• Sett tydelige rammer: en kort tekst til kundene, for eksempel «Ved avbestilling senere enn 24 timer før behandlingen kreves det et gebyr».
• Send påminnelser: en SMS eller e-post 24–48 timer før avtalen reduserer antallet uteblivelser betydelig.
• Ta depositum ved større behandlinger, som en omfattende fargebehandling eller tatovering.

Kort fortalt

Det handler ikke om å straffe kundene, men om å være tydelig på at tiden din har verdi. Hvis en kunde fortsetter å utebli, kan det faktisk frigjøre plass til en ny og stabil kunde som møter opp, å la dem gå. Det påvirker humøret ditt når en avtale går i vasken – det er jo skikkelig kjipt – og de andre kundene dine merker det.

Trenger du hjelp til å finne ut hvordan du best kan utforme avbestillingsreglene dine, kan du skrive til meg. Og hvis du samtidig vil jobbe med å beholde de beste kundene dine, har jeg også skrevet om hvorfor rabatter ikke er veien dit.